Olá! Seja bem vindo à série de tutoriais do Kasi Task!

Nesse vídeo inicial vamos apresentar alguns conceitos básicos para começar a usar o sistema:

Tarefa Pai e Filho

Quando uma tarefa é criada, ela por padrão é uma tarefa avulsa. Porém você pode trabalhar com a hierarquia de tarefas, e ao criar uma nova tarefa é possível vinculá-la a uma tarefa pai. Assim, ela logicamente se torna uma tarefa filho.

Por outro lado, se você cadastrar sub-tarefas a essa tarefa criada, ela automaticamente se torna uma tarefa pai.

As sub-tarefas servem para segmentar uma tarefa muito grande ou abstrata, que precisam de vários passos antes de serem concluídas. Na nova versão, você não precisa se preocupar com todas as tarefas filho concluídas ou com data futura, apenas com as que devem ser feitas agora.

Proprietário X Responsável

O proprietário é o usuário que criou a demanda ou a quem essa demanda deve ser reportada. Sua função em relação à tarefa é revisá-la na data definida (Data Revisão).

Já o responsável é a pessoa que vai executar a tarefa. Sua função é fazê-la na data estipulada (Data Fazer) e assim que concluída direcionar para o proprietário.

Fazendo o log-in no sistema:

Acesse o endereço do sistema no seu navegador. A página de acesso ao Kasi Task será aberta. Insira seu usuário e senha e acesse!

Caso você tenha esquecido sua senha, clique no link correspondente e insira seu e-mail para receber o link de recuperação. Daí é só seguir os passos no e-mail que você pode cadastrar uma nova senha.

Cadastrando uma tarefa:

Agora, por padrão você é direcionado a página de busca de demandas. Para cadastrar uma nova demanda, clique no botão correspondente. Se estiver acessando por tablet ou celular, abra o menu à direita e toque em “Nova Demanda”.

Selecione o grupo correspondente a tarefa. Se quiser, você também pode utilizar uma tag existente ou até criar uma nova. Dê um nome para sua tarefa e descreva brevemente o que é essa tarefa.

Se você já sabe quando irá fazer a demanda e quando ela pode ser revisada, adicione essas informações. Se não sabe, não se preocupe, essas informações podem ser adicionadas mais tarde.

Para limpar a data, clique no campo e aperte BackSpace, como se tivesse apagando um texto qualquer. A data será limpa. E para fechar o calendário, clique fora dele ou selecione uma data.

Você precisa, necessariamente, apontar um proprietário e um responsável pela tarefa.

Conforme vimos nos conceitos básicos, é possível ou vincular essa tarefa a uma tarefa pai, ou criar tarefas filho para ela. [LINK PARA CONCEITOS]

Clique em salvar e pronto! Sua tarefa está cadastrada.

Esse ID que aparece em verde na tela é o código da tarefa. Ele é único e não muda nunca. Utilize-o para buscar a tarefa posteriormente no sistema ou para mandar como referência para alguém.

Direcionando a tarefa

Quando a tarefa é concluída ela é automaticamente direcionada para o proprietário.

Mas há outra forma de direcionar uma tarefa no sistema, confira:

Do mesmo jeito que foi descriminado no cadastro da demanda, ao abrir uma tarefa para edição você pode mudar o responsável. Caso você seja o proprietário e queira delegar a tarefa para outra pessoa ser proprietária, clique aqui para expandir e altere o campo correspondente.

Vídeo 2 - Organizando as demandas

Quando você cadastra uma tarefa ou ela é direcionada para você, ela pode ou não ter uma data definida para fazer e para revisão. A data da tarefa a direcionará automaticamente para uma das 5 colunas que vemos na tela.

A primeira da esquerda para a direita agrupa todas as tarefas que não possuem data. Pode entender essa coluna como um “backlog” ou um pool, um depósito de tarefas a serem realizadas no decorrer do Kanban.

Quando a data de uma tarefa é anterior a semana atual, ela automaticamente será exibida na coluna “semanas passadas”. Lembrando que não é possível manualmente remanejar uma tarefa a esta coluna.

A coluna do meio é a onde suas tarefas do dia/semana aparecerão. Tarefas que estão no período da semana atual não contam como atrasadas. Essa é única coluna com divisões, para cada dia da semana. Você pode livremente organizar as tarefas da semana entre esses dias. O dia de hoje sempre será destacado em amarelo.

A próxima coluna é a das próximas semanas. Não é possível arrastar uma tarefa para essa coluna, caso ela esteja vazia. Porém ao abrir uma tarefa, e selecionar uma data das próximas semanas, irá abrir um espaço para colocar tarefas nesse dia na coluna, ao recarregar a página. Para isso aperte F5 ou arraste para baixo no celular ou tablet. O processo pode ser feito conforme for necessário reagendar tarefas.

E por fim, há a coluna de tarefas concluídas. Ela pode ser preenchida pelas tarefas que forem concluídas manualmente conforme esse exemplo. Mas também é possível arrastar uma tarefa para essa coluna. Ao fazer isso, automaticamente ela será marcada com concluída e será direcionada para o proprietário revisar. Lembrando que ao fazer isso a tarefa ficará bloqueada, você não poderá mudar informações, apenas adicionar follow-up e anexar tarefas. Para será necessário saber o código/ID da demanda e busca-la para exibir.

Utilizando a busca

No campo de busca, você pode filtrar as tarefas exibidas em seu Kanban por código/ID, tag, grupo ou até palavras-chave que possam identificar a tarefa ou um conjunto de tarefas.

Lidando com as tarefas atrasadas

Quando há tarefas atrasadas em seu Kanban, há duas formas de resolver:

A primeira é abrir a tarefa e selecionar uma data em que você vai fazer a demanda. Essa data pode ser qualquer uma.

A segunda é arrastar a tarefa para um dos dias da semana atual. Assim ela ganha a data que você selecionou. Você pode ainda, caso não tenha previsão de quando será possível fazer a tarefa, arrastá-la para a coluna “sem-data”. Mas, lembramos que isso não é recomendado. O ideal no Kanban é nunca voltar uma tarefa para trás. Assim seu fluxo de trabalho fica melhor e você consegue visualizar facilmente o que está enroscando ou funcionando bem no seu fluxo.

Voltando uma tarefa concluída

Como responsável, não é possível voltar tarefas concluídas. Você pode, caso tenha o ID da tarefa, adicionar follow-up e anexos, mas não poderá mudar data ou direcionar a tarefa.

Apenas o proprietário terá acesso a isso. Ele deve revisar e verificar se está realmente concluída, e caso falte alguma informação, será direcionado de volta para o responsável. Tome cuidado para não arrastar ou concluir uma tarefa erroneamente, caso isso aconteça peça ao proprietário para redirecioná-la.

Anexando arquivos na tarefa

PELO DESKTOP

Há duas formas de anexar um arquivo na tarefa. Você pode clicar no botão azul para abrir a caixa de seleção de arquivos ou arrastar um arquivo para cima do botão.

Para visualizar os arquivos anexados, clique aqui para expandir a sessão.

Além de fotos, documentos, planilhas podem ser adicionados à tarefa:

· E-mails

· Anexos dos e-mails

PELO CELULAR OU TABLET

Ao tocar no botão “ESCOLHER ARQUIVO OU TIRAR FOTO” você pode selecionar as ações para tirar uma foto ou gravar um vídeo diretamente da câmera do seu dispositivo ou abrir o armazenamento do celular ou tablet para escolher um arquivo para anexar.

Olá! Seja bem-vindo a mais um tutorial do Kasi Task. Neste vídeo vamos falar sobre os alertas de e-mail. Eles chegam na sua caixa de entrada através do alfred@kasi.com.br. Verifique se você tá recebendo esses e-mails. É possível que eventualmente o servidor de e-mail o identifique como SPAM, pois os e-mails contém links das tarefas. Verifique se isto está acontecendo e se estiver, selecione os e-mails e marque como “não é SPAM”.

Os tipos de alerta que você pode receber são:

[AVISO DIÁRIO: TAREFAS AGENDADAS PARA DD/MM/AAAA]

Será enviado diariamente um e-mail para o responsável com as tarefas indicadas para serem feitas no dia corrente do envio.

[AVISO DIÁRIO: TAREFAS CRIADAS DD/MM/AAAA]

No final do dia será enviada uma listagem de todas as tarefas criadas no dia para o responsável, independente de ter ou não data indicada para “fazer”.

Com isto, os responsáveis pelas tarefas, ficarão cientes de tudo que foi criado, para que possam se atentar as datas de entrega e colocar a melhor data de execução.

Atenção: isto só será disparado para tarefas criadas no dia... tarefas migradas de um responsável para o outro não entrará neste disparo. Por isso, ao direcionar uma tarefa com a data de lembrete para o mesmo dia, complemente o direcionamento com um aviso por e-mail ou mensagem.

[AVISO DIÁRIO: TAREFAS CONCLUÍDAS AINDA NÃO ARQUIVADAS]

Sempre que houver tarefas concluídas, o Proprietário receberá uma listagem de todas as tarefas que ele precisa conferir e arquivar conforme imagem que segue:

[AVISO SEMANAL: TAREFAS SEM DATA PARA EXECUÇÃO]

O responsável pelas tarefas sem datas para execução receberá todo domingo uma listagem das tarefas que ele ainda não colocou data para fazer...

[AVISO SEMANAL: TAREFAS ATRASADAS]

O responsável pelas tarefas que estiverem atrasadas para execução receberá toda segunda-feira uma listagem das tarefas atrasadas...

[AVISO SEMANAL: TAREFAS PARA REVISÃO DD/MM/AAAA ATÉ DD/MM/AAAA]

O proprietário das tarefas receberá toda segunda-feira uma listagem das tarefas com data de revisão para semana corrente.

[AVISO SEMANAL: TAREFAS SEM DATA PARA REVISÃO]

O proprietário das tarefas sem datas para revisão receberá todo domingo* uma listagem das tarefas que ele ainda não colocou data para revisar...

[AVISO SEMANAL: TAREFAS COM REVISÃO ATRASADAS]

O proprietário das tarefas que estiverem atrasadas para revisão receberá toda segunda uma listagem das tarefas atrasadas...

Se você ainda tem alguma dúvida sobre esses conceitos de proprietário, responsável, data de revisão ou de execução, assista aos outros vídeos tutorias da série do Kasi Task. Lá a gente explica esses conceitos.

Caso você ainda tenha dúvidas que não foram explicadas nos vídeos, entre em contato com a equipe da KASI para te ajudar a usar o sistema e faça um bom uso do sistema! Agradecemos e ficamos por aqui.